Memasuki zaman serba digital, hampir seluruh kegiatan mulai mengandalkan bantuan teknologi terdepan di dalamnya misal untuk ruang meeting. Penggunaan Qnex Smart Meeting Room dapat menjadi salah satu media penting dalam memberi pengalaman yang baru.

Agar mendukung suasana ruang kerja yang lebih nyaman, ada beberapa hal penting untuk diperhatikan oleh IMTeam berikut ini.

6 Cara Meningkatkan Kualitas Desain Ruang Konferensi

IMTeam pastinya ingin mempunyai ruang konferensi yang dapat membuat audiens terkesan, juga memberi kenyamanan pesertanya saat tampil. Begini cara meningkatkan kualitas ruang konferensi di kantor :

1. Webcam berkualitas

Kamera atau webcam berkualitas tinggi merupakan suatu kewajiban yang harus dimiliki. Webcam yang terbaik haruslah memiliki lensa wide angle yang dapat menangkap potret seisi ruangan dengan peserta rapatnya.

Selain itu, kamera juga dapat digunakan untuk melakukan layanan streaming video dan audio melalui internet untuk rapat daring.

Untuk lebih mudahnya lagi, IMTeam bisa memilih paket lengkap smart meeting room yang sudah mencakup webcam berkualitas.

2. Microphone dan speaker berkualitas

Ketika sedang mengadakan rapat atau konferensi, pastinya IMTeam ingin seluruh partisipan bisa bebas mengungkapkan pendapat mereka. Hal tersebut tentu membutuhkan microphone yang dapat menangkap suara dari seluruh sudut ruangan.

Di samping kualitas volume dan suara yang jernih sebagai aspek paling esensial, ada pula aspek penting lainnya yaitu microphone mudah dioperasikan pengguna.

Sementara itu untuk speaker, IMTeam harus memastikan :

• Speaker cukup keras sehingga presenter dan audiens dapat menangkap percakapan.
• Memastikan penempatan speaker tepat, sesuai desain dan layout ruangan, agar seluruh partisipan dapat mendengarnya.
• Suara yang dikeluarkan jernih, tanpa feedback yang dapat mengganggu konsentrasi.

3. Papan tulis (whiteboard)

Paket komplit smart meeting room juga bisa menawarkan papan tulis sebagai alat kelengkapan yang tampilannya serupa dengan papan putih (whiteboard) pada umumnya.

Papan tersebut berfungsi sebagai media brainstorming ide yang dapat digunakan partisipan untuk menulis dan menjabarkan ide-ide yang sedang didiskusikan.

Tips memilih whiteboard terbaik antara lain :

• Mudah dihapus, tidak meninggalkan bekas tinta pada permukaan meja atau tembok.
• Ukurannya lebar agar partisipan bisa lebih leluasa saat menulis.
• Permukaannya mudah digunakan untuk menulis.

4. Pencahayaan

Keempat, pencahayaan juga merupakan hal krusial dalam menciptakan smart meeting room murah namun nyaman, mampu meningkatkan produktivitas.

Selama sesi diskusi berlangsung, atasan pastinya ingin audiens dapat melihat pekerjaan mereka secara jelas, juga menghindar gangguan pandangan.

Saat memilih desain pencahayaan khusus ruangan, carilah yang dilengkapi fitur tingkat penerangan bervariasi, bisa diatur baik saat hari sedang cerah atau cukup gelap.

Hal tersebut pun dapat memberikan pencahayaan merata ke seluruh meja, kursi sehingga tak ada satupun audiens yang merasa dalam ‘spotlight’ atau bersembunyi di balik bayangan.

5. Variasi tempat duduk

IMTeam berencana menciptakan ruang konferensi untuk segala jenis diskusi? Dalam hal ini, IMTeam harus mempertimbangkan dua opsi tempat duduk.

Jika lebih sering digunakan untuk konferensi formal, maka penggunaan set meja besar dan kursi formal sedangkan audiens duduk menggunakan kursi biasa.

Sementara itu untuk konferensi mendadak bersifat informal, mereka tak perlu khawatir akan rasa tidak nyaman karena tempat duduknya.  Meski kedengarannya sepele, namun ini dapat memastikan semua orang nyaman saat menghadiri rapat dan dapat meningkatkan tingkat kehadiran peserta rapat.

6. Furnitur dan alat kelengkapan

Meski IMTeam akan membuat smart meeting room sesuai budget, namun jangan melupakan elemen dasar saat memulainya seperti furnitur dan alat-alat kelengkapan yang mendukung.

Variasi opsi tempat duduk

Jika ruangan hanya dipakai untuk pertemuan kecil, pertimbangkan membeli atau menyewa meja lebih besar yang nyaman saat diperlukan.

Akan tetapi, bila bisnis IMTeam sudah berkembang atau memiliki beberapa tim di ruangan berbeda, pilih meja yang terpisah agar memudahkan mobilitas.

Pencahayaan cukup

Ini juga hal esensial yang wajib diperhatikan, terlebih mereka yang bekerja secara remote. Sudut kamera yang kurang bagus bisa menyulitkan peserta untuk fokus.

Pencahayaan cukup, terang dapat membantu interaksi rapat.

Mengapa penggunaan layar flat penting?

Pernahkah terbesit dalam benak IMTeam mengapa penggunaan Qnex Smart Meeting Room penting di masa sekarang? Simak beberapa alasannya berikut ini!

Ramah lingkungan

Selama ini mungkin rapat mengandalkan penggunaan kertas yang lambat laun menjadi masalah bagi lingkungan dan bumi. Namun, hadirnya smart meeting room paperless dapat menanggulangi permasalahn tersebut.

Adanya teknologi layar datar interaktif dapat meminimalisir pemakaian kertas, tinta yang dialihkan melalui perangkat komputer sampai ponsel pintar.

Lebih interaktif

Kini, IMTeam dapat menciptakan suasana ruang rapat jauh lebih menyenangkan, interaktif, dan tidak membosankan melalui panel interaktif sebab tampilan visual yang bersih, terang, mampu menyajikan informasi atau data lebih mendetail.

Membantu tingkatkan produktivitas

Interactive panel smart meeting room juga dapat membantu produktivitas makin meningkat, dan memotong biaya. Pada beberapa perusahaan, teknologi layar datar bisa meraih keduanya, mengapa bisa?

Pasalnya, layar tersebut bisa meningkatkan produktivitas lewat kostumisasi konten, tanpa harus membuat poster, pamflet, spanduk untuk memperbaharui informasi perusahaan, promosi, dan acara mendaatang.

Ruang konferensi lebih bersih

Penggunaan kertas, tinta untuk whiteboard dalam konferensi zaman dahulu seringkali membuat ruang rapat jadi lebih kotor dan membuat siapapun yang melihatnya merasa kurang nyaman.

IMTeam yang ingin ruang rapat lebih bersih dan nyaman, maka penggunaan interactive display smart meeting room adalah pilihan yang tepat.

Bisnis pun berjalan lebih efisien sejalan dengan pengurangan waktu yang dipakai untuk mengisi, menyortir kertas kerja yang tidak penting atau ketinggalan zaman.

Meningkatkan fasilitas perusahaan

Apa itu smart meeting room? Ini adalah ruangan berbasis teknologi yang canggih, terdepan, dan memberi efisiensi dalam segala aspek. Pengalaman konsumen adalah salah satu aspek penting dalam sebuah perusahaan.

Pemakaian layar interaktif juga ampuh dalam meningkatkan komunikasi dan aksesibilitas yang membantu perusahaan mengantongi tingkat kepuasan konsumen lebih tinggi lagi.

Hal ini ditunjukkan dari kecepatan konsumen memeroleh respons dari perusahaan atas pertanyaan mereka.

Apakah interactive panel mahal?

Untuk mendapatkan smart room, lantas berapa biaya smart meeting room? Kisaran biaya yang dibutuhkan mulai dari Rp12 juta hingga Rp52 jutaan dengan ukuran layar variatif dapat disesuaikan kebutuhan IMTeam.

Selain untuk ruang konferensi, papan interaktif tersebut juga cocok digunakan untuk ruang kelas, ruangan training, dan sebagainya.

Meski berapa harga smart meeting room terdengar mahal, namun IMTeam akan mendapatkan banyak keunggulan yang dirasakan saat konferensi berlangsung nantinya. Harga tersebut belum termasuk dengan komponen tambahan dan biaya desain ruangan.

Itulah cara meningkatkan kualitas desain ruang konferensi, pentingnya penggunaan papan interaktif, beserta kisaran harga smart room. Pastikan IMTeam memilik Qnex Smart Meeting Room untuk mendukung terciptanya ruang konferensi interaktif yang efisien.