Untuk menunjang kebutuhan meeting agar semakin efektif dan efisien, tentu conference room hotel perlu menerapkan beberapa teknologi smart meeting. Konsep conference room hotel yang berbasis teknologi audio visual semakin diminati di zaman sekarang. Tak hanya bisa menciptakan suasana kerja atau rapat yang lebih baru, tapi antar karyawan juga bisa terhubung dengan lebih.
Apa Saja yang Harus Ada di Smart Conference Room Hotel?
Berikut ini adalah beberapa hal yang harus ada di dalam smart conference room hotel, antara lain:
- Teknologi Audio Visual
Disebut sebagai smart meeting, tentu di dalamnya sudah ada sebuah perangkat audio visual yang memadai. Biasanya, semuanya sudah terintegrasi dalam satu sistem hardware atau software.
- Memiliki Pengaturan Suhu dan Penerangan Otomatis
Suhu yang terlalu panas atau dingin, penerangan yang terlalu terang atau gelap, tentu akan membuat proses rapat menjadi kurang kondusif dan tidak nyaman. Oleh karena itu, perlu adanya pengaturan otomatis agar semua hal dapat menyesuaikan.
- Bentuk Meja Sesuai Kebutuhan
Hal pertama yang harus diperhatikan saat berada di ruangan meeting adalah kebutuhan meja, model, dan bentuknya. Hal ini bertujuan agar peserta meeting bisa lebih nyaman saat menyimak presentasi. Oleh karena itu, pihak hotel perlu memilih bentuk meja yang sesuai dengan kebutuhan. IMTeam bisa menggunakan desain yang lebih santai atau bahkan menggunakan sofa saja, bergantung dengan kebutuhan.
Alat-alat yang Diperlukan
Setelah mengetahui berbagai hal yang berkaitan dengan konsep smart conference room hotel, idealnya ruangan serbaguna ini harus memiliki beberapa peralatan, antara lain:
- Sistem Presentasi Wireless
Peralatan ini dirancang khusus untuk desain meeting room atau conference room hotel. Sistem presentasi wireless ini akan membuat desain ruangan terlihat lebih rapi.
- Smart Whiteboard
Papan tulis manual dengan spidol perlu diganti dengan menggunakan papan tulis digital . Teknologi ini akan membuat diskusi menjadi lebih efektif.
- Mikrofon dan Video Conference Set
Salah satu ciri smart meeting room adalah adanya peralatan video conference. Sebab, fungsinya sendiri yaitu untuk memudahkan IMTeam melakukan komunikasi atau diskusi jarak jauh dengan rekan bisnis.
- Kontrol Sistem Terintegrasi
Peralatan inti ini berfungsi untuk mengontrol semua kumpulan peralatan audio visual yang ada di meeting room. Mulai dari proyektor, sistem presentasi, audio mixer, led display, dan juga peralatan otomatis lain.
Teknologi di atas akan membuat conference room hotel bisa meningkatkan kinerja dan juga kolaborasi staff dalam bekerja. Solusi smart conference ini sudah menjadi kewajiban untuk sebagian besar hotel untuk mendukung berbagai perusahaan atau bisnis lebih berkembang.
Demikian penjelasan mengenai berbagai hal yang harus ada di conference room hotel. Semoga bermanfaat.