Penggunaan kertas menjadi tanda bila kantor IMTeam masih berada di masa lampau. Untuk kantor modern, diperlukan sistem yang mengurangi penggunaan kertas bahkan menghilangkannya. Pada akhirnya, IMTeam akan mendapatkan smart office paperless.
Apa Itu Smart Office Paperless?
Smart office sendiri adalah kantor yang terintegrasi dengan teknologi canggih. Beberapa produk dari IQ Smart Office bisa menjadi contoh teknologi canggih yang ada di smart office modern saat ini. Hal ini termasuk panel LED interaktif, sistem audio/video canggih, dan juga sistem wireless.
Lalu, paperless disini artinya penggunaan kertas sangat dikurangi. Semuanya dilakukan secara digital. Jadi, penggunaan teknologi, terutama mobile gadget, seperti ponsel, tablet, dan laptop/komputer, sangat tinggi.
Artinya, dengan menggunakan sistem paperless ini, maka IMTeam akan dapat membuat kantor yang berfungsi optimal. Ditambah lagi, pengurangan penggunaan kertas juga berperan penting untuk pemulihan lingkungan dari dampak negatif pemanasan global.
Cara Mengubah Kantor menjadi Smart Office Paperless
Apakah IMTeam tertarik untuk menerapkan sistem paperless ini? Lalu, mengubah kantor biasa IMTeam menjadi Smart Office? Ada beberapa cara yang bisa IMTeam coba, seperti:
Penggunaan Perangkat Modern menggantikan Perangkat Lama
Langkah pertama yang bisa dicoba adalah mengganti whiteboard dengan panel LED interaktif. Ditambah lagi, panel LED interaktif ini harus memiliki fungsi sharing. Fungsi ini mempermudah pengguna smart office paperless untuk mengakses informasi yang ditampilkan di layar LED atau mengendalikan layar saat presentasi.
Artinya, tidak perlu mencetak data diatas kertas untuk dibagikan ke anggota tim saat presentasi. Data, informasi, gambar, bahkan video dapat langsung dibagikan. Produk dari IQ dapat menjadi solusi untuk hal ini, misalnya panel IQTouch 900 atau sistem wireless IQShare WP40.
Penggunaan Cloud Server
Daripada menyimpan dokumen di lemari arsip, yang membutuhkan banyak ruangan dan kertas, ganti sistem ini dengan penyimpanan di Cloud server. IMTeam dapat menyimpan lebih banyak data dan informasi dengan cara ini. Ditambah lagi, cara ini mempermudah IMTeam untuk mengakses data yang dibutuhkan dalam waktu singkat.
Digitalisasi Dokumen
Hal terpenting dalam proses migrasi ke sistem paperless adalah mengganti bagaimana dokumen ditampilkan. IMTeam dapat melakukannya dengan membuat versi digital dokumen yang ada. Dengan scanner atau foto, IMTeam dapat melakukan hal ini dengan mudah.
Proses ini mungkin membutuhkan waktu yang lama. Jadi, perlu dilakukan secara perlahan dan berkala. Setelah semuanya terdigitalisasi, maka untuk selanjutnya, dokumen penting dapat dibuat dalam bentuk digital saja.
Kesimpulan
Smart office paperless merupakan solusi terbaik untuk situasi saat ini. Tidak hanya sistem yang baik untuk lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas. Sistem ini juga akan meningkatkan produktivitas kerja dan mengoptimalkan fungsi kantor yang berguna untuk kompetisi bisnis saat ini.