Saat masa pandemic melanda dunia, banyak perusahaan yang menerapkan lingkungan kerja tradisional menjadi stuck, karena tidak bisa bekerja secara tatap muka. Namun, dengan adanya smart office atau kantor cerdas, hampir semua rutinitas di kantor tetap bisa dilakukan. Sebenarnya paket komplit Smart Office ini belum diketahui banyak orang, sehingga masih sedikit instansi, perusahaan, sekolah, dan lainnya yang menerapkan system ini. Padahal, tentu IMTeam tahu bahwa smart office ini mempunyai banyak manfaat yang sangat berguna untuk mobilitas kerja. Hal ini tentu dapat target-target bisnis yang menumpuk dapat ditangani lebih cepat.
Paket Komplit Smart Office
Dalam menerapkan era smart office, IMTeam dituntut untuk mengetahui produk apa saja yang dibutuhkan. Dengan mengetahui hal tersebut, IMTeam bisa menentukan paket smart office mana yang akan digunakan. Berikut beberapa paket smart office yang bisa IMTeam gunakan dari produk IQ dan QNEX Smart Office:
- Smart Meeting Room
Salah satu paket komplit smart office adalah smart meeting room. Untuk ruang konferensi dengan skala yang berbeda, smart meeting room atau ruang pertemuan cerdas memiliki beberapa pilihan. Sesuai dengan kegunaan, ukuran, kapasitas, dan budget IMTeam, beberapa pilihan smart meeting room diantaranya next gen, the studio, the ideation hub, the auditorium, dan the vibe.
- Visitor Management System
Paket yang kedua ini adalah system manajemen pengunjung, dimana tamu dapat menggunakan atau mengakses fasilitas yang ada di kantor IMTeam. Sebelum datang, seorang tamu harus melakukan pra-registrasi dengan menggunakan kode pin atau tamu juga dapat melakukannya di tempat untuk mendapat kode pin. Setelah itu, system dapat mengidentifikasi tamu yang datang. Kemudian, sistem akan mencetak sebuah kartu tamu beserta dengan rincian informasi untuk login wifi, juga di saat yang sama kunjungan staff akan diinformasikan kepada staf terkait. Selanjutnya, tamu sudah terhubung ke wifi dan dapat mengakses fasilitas pada pertemuan yang ditetapkan.
Oke, dengan paket yang sudah dijelaskan, tentu sangat memudahkan IMTeam dalam menjalankan mobilitas kerja kan? Namun, sebelum memilih paket komplit smart office mana yang akan diterapkan, IMTeam perlu mengetahui beberapa persiapan yang diperlukan.
Persiapan dalam Menerapkan Smart Office
Ada beberapa persiapan yang harus IMTeam lakukan, diantaranya:
- Sistem Keamanan tingkat tinggi
Yang pertama harus IMTeam siapkan adalah sistem keamanan yang digunakan haruslah tingkat tinggi. Untuk melindungi aset perusahaan atau instansi, penggunaan smart office di kantor IMTeam harus ditunjang dengan sistem keamanan tinggi agar tidak diretas oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
- SDM (Sumber Daya Manusia) yang terampil
Jika IMTeam berpikir bahwa sistem kantor cerdas atau smart office dapat menyelesaikan semua pekerjaan, itu salah besar. Tidak semua pekerjaan dapat diselesaikan oleh system. Ada beberapa mobilitas kerja yang memerlukan peran SDM seperti mengambil keputusan. Hal tersebut dikarenakan system smart office tidak memiliki kecerdasan intelektual manusia. Dalam menunjang penerapan smart office, sehingga keterampilan sumber daya manusia juga tetap diperlukan.
Itulah beberapa paket komplit smart office dan hal-hal yang harus IMTeam persiapkan jika ingin menerapkan smart office. Good Luck IMTeam!